ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ?

Электронный документооборот - это набор автоматизированных процессов документооборота, представленных в электронном виде без использования бумаги. Согласно утвержденным формам, электронные документы являются составной частью всего бухгалтерского программного обеспечения, но для того, чтобы электронный документ был признан юридически, он должен быть подписан электронным способом.

ПРИНЦИП РАБОТЫ

  • Оформление документов;
  • Контроль за оформлением документов;
  • Создание справочников и работа с ними;
  • Бумажный электронный документооборот, ведение истории документов;
  • Создание реквизитов документов и редактирование;
  • Создание отчетов по документообороту организации;
  • Файловая система и Импорт документов из Интернета;
  • Создание документа из системы по образцу (прямая интеграция);
  • Работа с версиями документов, сложными многокомпонентными, многоформатными документами;
  • Электронное распространение документов;
  • Работа с документами в папках;
  • Получение документов путем сканирования;
  • Снижение затрат доступа к информации и на обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

  • Преимущества электронного документооборота;
  • Снижение затрат на печать, почтовую доставку, хранение бумажных счетов-фактур;
  • Единый подход к процедурам составления и обработки документов (регистрация, согласование и т. д.);
  • Сокращение сроков доставки, оформления и согласования документов;
  • Скорость подписания документов;
  • Возможность осуществлять любую деятельность с документами круглосуточно онлайн: искать, скачать, распечатать, проверить, отклонить, как отследить их движение;
  • Быстрый поиск документов;
  • Конфиденциальность Exchange обеспечивается за счет шифрования документов;
  • Электронная цифровая подпись (EDS) обеспечивает идентификацию подписавшего целостность передаваемых документов;
  • Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Для работы системы электронного документооборота необходимо:

  • Разработать и утвердить схему электронного документооборота;
  • Назначить ответственных за их выполнение;
  • Организовать электронный архив полученных и отправленных документов;
  • Записать в реестр правила создания, приема и хранения электронных документов, назначить ответственных за подготовку и подписание электронных документов;
  • У каждого сотрудника, уполномоченного подписывать электронные документы, должна быть электронная подпись. Создав систему электронного документооборота, организации могут сохранять документы в электронном архиве, а не распечатывать их;